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Software für E-Rechnung: Darauf sollten Selbstständige achten

E-Rechnung

Von Redaktion EinDok · 4 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 31. Oktober 2026

Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen, alle anderen ab 2028. Eine passende Rechnungssoftware nimmt Ihnen die technische Arbeit ab. Diese Checkliste zeigt, worauf es ankommt.

Die richtigen Formate

Die Software muss strukturierte Rechnungen erzeugen können, die der Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Bei ZUGFeRD zählt ab Version 2.0.1 nur ein ausreichendes Profil, die Profile Minimum und Basic WL genügen nicht.

Die Checkliste

  • Erzeugt XRechnung und ZUGFeRD, nicht nur ein PDF.
  • Prüft die erzeugten Dateien vor dem Versand auf technische Fehler.
  • Kann E-Rechnungen empfangen, anzeigen und einlesen. Mehr dazu im Ratgeber E-Rechnung empfangen.
  • Archiviert Rechnungen im Originalformat, unveränderbar und für acht Jahre.
  • Schreibt versendete Rechnungen fest und protokolliert Änderungen, wie es die GoBD verlangen.
  • Enthält alle Pflichtangaben und unterstützt Kleinunternehmer mit dem passenden Hinweis.
  • Unterstützt die Leitweg-ID, wenn Sie an Behörden abrechnen.
  • Bietet einen Export für Ihren Steuerberater, zum Beispiel für DATEV.

Kosten und Tarife

Achten Sie darauf, wie viele Dokumente pro Monat enthalten sind, ob E-Rechnungen im günstigen Tarif dabei sind und ob Funktionen wie der Export für den Steuerberater extra kosten.

So wählen Sie in vier Schritten

  1. Klären Sie, an wen Sie rechnen: Unternehmen, Behörden, Privatpersonen.
  2. Gehen Sie die Checkliste durch und streichen Sie Anbieter, die Pflichtpunkte nicht erfüllen.
  3. Testen Sie die Software mit einer echten Rechnung und prüfen Sie die erzeugte Datei.
  4. Fragen Sie Ihren Steuerberater, ob er die Daten weiterverarbeiten kann.

Häufige Fragen

Brauche ich für E-Rechnungen eine spezielle Software?
Ja, zumindest ein Programm, das strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Was kostet ein Programm für E-Rechnungen?
Das ist sehr unterschiedlich. Vergleichen Sie Umfang und Zusatzfunktionen.
Welches Programm ist das beste für E-Rechnungen?
Das hängt von Ihrem Bedarf ab. Entscheidend sind die Formate, die Prüfung der Dateien, die Archivierung und der Export für den Steuerberater.
Muss die Software DATEV unterstützen?
Nur, wenn Ihr Steuerberater mit DATEV arbeitet. Fragen Sie ihn, welche Formate er braucht.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand: 31. Oktober 2026.

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