Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Über ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungsdateien annimmt. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD anzeigt.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Von der Pflicht zum Ausstellen sind Kleinunternehmer befreit, den Empfang müssen sie aber ermöglichen.

Darf man E-Rechnungen ausdrucken?

Ja, zum Lesen. Als Beleg zählt aber die Originaldatei, die Sie aufbewahren müssen. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.

Wie lange muss ich eine empfangene E-Rechnung aufbewahren?

Acht Jahre, im Originalformat und unveränderbar.

Kann ich Vorsteuer aus einer Rechnung im falschen Format abziehen?

Solange der Aussteller die Übergangsfristen nutzen durfte, beanstandet die Finanzverwaltung das Format allein nicht. Danach geht es nur noch mit Berichtigung durch eine E-Rechnung oder unter strengen Voraussetzungen über den Objektivnachweis. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

E-Rechnung empfangen: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

E-Rechnung

Von Redaktion EinDok · 4 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 3. November 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, auch als Kleinunternehmer. Hier lesen Sie, was Sie dafür brauchen und wie Sie eingehende Rechnungen richtig behandeln.

Das brauchen Sie zum Empfangen

Ein E-Mail-Postfach, das Anhänge mit strukturierten Rechnungsdaten annimmt. Mehr ist für den Empfang nicht vorgeschrieben.
Ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD anzeigt, damit Sie die Rechnung lesen können.
Ein Archiv, in dem Sie die Originaldatei unveränderbar aufbewahren.

Die Pflicht gilt unabhängig davon, ob Sie selbst schon E-Rechnungen ausstellen. Teilen Sie Ihren Geschäftspartnern am besten mit, an welche E-Mail-Adresse sie Rechnungen senden sollen.

Welche Dateien kommen an?

XRechnung: eine XML-Datei. Ohne Viewer sehen Sie nur Programmcode.
ZUGFeRD: ein PDF, in dem XML-Daten stecken. Das PDF lässt sich normal öffnen.
Ein einfaches PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 darf es mit Ihrer Zustimmung noch verschickt werden.

Die Rechnung prüfen

Prüfen Sie wie bei jeder Rechnung, ob alle Pflichtangaben stimmen: Leistender und Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, Leistung, Steuersatz und Betrag. Bei einer E-Rechnung kommt hinzu, dass die Datei technisch korrekt aufgebaut sein muss. Ein Validator zeigt Ihnen, ob das der Fall ist.

Die Rechnung aufbewahren

Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf, also mit den strukturierten Daten. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild reicht nicht. Buchungsbelege müssen Sie acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO), unveränderbar und maschinell auswertbar.

Das Finanzamt erhält Ihre Rechnungen nicht automatisch. Auf Anforderung, etwa im Veranlagungsverfahren, können Sie eine E-Rechnung über ELSTER mit der Funktion „Belegnachreichung zur Steuererklärung“ einreichen.

Kostenlos lesen: der Viewer der Finanzverwaltung

Über das ELSTER-Portal stellt die Finanzverwaltung einen E-Rechnungsviewer bereit, der XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt. Er ist unter e-rechnung.elster.de erreichbar. Daneben gibt es kostenlose Programme privater Anbieter. Geben Sie vertrauliche Rechnungen aber nur Diensten, denen Sie vertrauen.

Vorsteuerabzug bei falschem Format

Muss der Aussteller eine E-Rechnung ausstellen und schickt stattdessen eine sonstige Rechnung, ist das nach Angaben des BMF keine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Es gibt aber Ausnahmen:

Der Aussteller kann die Rechnung nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigen. Die Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurück.
Ohne Berichtigung kann die Finanzverwaltung die Angaben der sonstigen Rechnung unter einem strengen Maßstab als Objektivnachweis berücksichtigen.
Solange der Aussteller die Übergangsfristen nutzen durfte, wird das Format allein nicht beanstandet. Sie als Empfänger müssen dafür nicht mehr als die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns aufwenden.

In vier Schritten zum Empfang

Eine E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen und Geschäftspartnern mitteilen.
Ein Programm einrichten, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann.
Eingehende Rechnungen prüfen und buchen.
Die Originaldateien unveränderbar archivieren.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?: Über ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungsdateien annimmt. Zum Lesen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD anzeigt.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?: Ja. Von der Pflicht zum Ausstellen sind Kleinunternehmer befreit, den Empfang müssen sie aber ermöglichen.
Darf man E-Rechnungen ausdrucken?: Ja, zum Lesen. Als Beleg zählt aber die Originaldatei, die Sie aufbewahren müssen. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht.
Wie lange muss ich eine empfangene E-Rechnung aufbewahren?: Acht Jahre, im Originalformat und unveränderbar.
Kann ich Vorsteuer aus einer Rechnung im falschen Format abziehen?: Solange der Aussteller die Übergangsfristen nutzen durfte, beanstandet die Finanzverwaltung das Format allein nicht. Danach geht es nur noch mit Berichtigung durch eine E-Rechnung oder unter strengen Voraussetzungen über den Objektivnachweis. Fragen Sie im Zweifel Ihren Steuerberater.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand: 3. November 2026.

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