1. Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Turana Mamedova
Kadenstr. 16
01237 Dresden
Deutschland
E-Mail: info@eindok.de
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Adresse.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Deutschland ist dies die Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes, in dem Sie Ihren Wohnsitz haben.
2. Hosting & Infrastruktur
Die EinDok-Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Die Server befinden sich im Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in unserem Auftrag (Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO). Alle Daten werden ausschließlich in der EU gespeichert und verarbeitet, sofern nachfolgend nichts anderes angegeben wird.
Der Zugriff auf unsere Dienste erfolgt über verschlüsselte HTTPS-Verbindungen (TLS). Gespeicherte Daten sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO geschützt.
3. Erhobene Daten
3.1 Konto- und Profildaten
Bei der Registrierung und Nutzung von EinDok erheben wir folgende Daten:
- Name und E-Mail-Adresse
- Firmenname und Geschäftsadresse
- Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-ID
- Bankverbindung (IBAN für Rechnungsstellung)
- Logo und Firmenfarben (optional)
3.2 Nutzungsdaten
Bei jedem Zugriff auf unsere Plattform protokollieren wir technisch notwendige Daten:
- IP-Adresse (anonymisiert nach 24 Stunden)
- Zeitpunkt des Zugriffs
- Aufgerufene Seiten und Funktionen
- Browser-Typ und Betriebssystem
3.3 Dokumentdaten
Die von Ihnen erstellten Dokumente (Rechnungen, Angebote, Kostenvoranschläge) enthalten strukturierte Rohdaten wie:
- Empfängerdaten (Name, Adresse, E-Mail-Adresse)
- Leistungsbeschreibungen und Preise
- Dokumentnummern und Zahlungsbedingungen
PDF-Dateien werden nicht auf unseren Servern gespeichert. Die PDF-Ausgabe wird ausschließlich bei Bedarf dynamisch auf Basis der in Ihrem Konto hinterlegten strukturierten Daten erzeugt und direkt in Ihrem Browser bereitgestellt. Auf unseren Servern verbleiben ausschließlich die strukturierten Rohdaten — keine fertig gerenderten PDF-Dateien. Dies bedeutet: Wenn Sie Ihr Konto löschen, sind auch alle Grundlagendaten für Ihre Dokumente unwiderruflich verloren (vgl. Abschnitt 8).
3.4 Zahlungsdaten
Zahlungen für Starter- und Pro-Abonnements werden über Stripe abgewickelt. EinDok speichert keine vollständigen Zahlungsdaten (Kreditkartennummern o. Ä.). Die Verarbeitung erfolgt direkt durch Stripe Ireland Limited.
4. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
- Vertragserfüllung — Betrieb der Plattform, Bereitstellung der Dokumentenverwaltung, Rechnungsversand (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Rechtliche Verpflichtungen — Aufbewahrung eigener Geschäftsunterlagen des Betreibers (z. B. Abrechnung von Abonnements) gemäß HGB und AO (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- Berechtigte Interessen — Sicherheit der Plattform, Betrugsprävention, technische Verbesserungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
- Einwilligung — Marketing-Kommunikation, sofern Sie zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
5. Drittanbieter und Datenübermittlungen
Hetzner (Hosting)
Für den Betrieb der Plattform und die Speicherung Ihrer Daten (insbesondere Konto-, Rechnungs- und Belegdaten sowie Sicherungen) nutzen wir die Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Weitere Informationen: hetzner.com/de/legal/privacy-policy. Die von Hetzner umgesetzten technischen und organisatorischen Maßnahmen sind öffentlich einsehbar: Technische und organisatorische Maßnahmen (PDF) sowie Zertifizierungen.
Stripe (Zahlungsabwicklung)
Für die Abwicklung von Starter- und Pro-Abonnements nutzen wir Stripe. Der Anbieter ist Stripe Ireland Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten im Rahmen der Vertragserfüllung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy
Anthropic (KI-Assistent)
Der KI-Assistent von EinDok (nur für Pro-Nutzer) nutzt die API von Anthropic, PBC, 548 Market St, San Francisco, CA 94104, USA. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Nachrichten werden nicht zur Modellverbesserung verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Google Analytics 4 (Webanalyse)
Wir nutzen Google Analytics 4 (GA4) zur Analyse des Nutzerverhaltens auf unserer Website. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
GA4 erfasst folgende Daten:
- Anonymisierte IP-Adresse (die letzten Oktette werden vor der Speicherung gekürzt)
- Aufgerufene Seiten und Verweildauer
- Herkunft des Besuchs (Suchmaschine, direkt, Verweis)
- Gerättyp, Browsertyp und Betriebssystem
- Im Rahmen des Enhanced Measurement zusätzlich: Scrolltiefe, ausgehende Klicks, Datei-Downloads und Formularinteraktionen
Die Daten werden auf Servern von Google in den USA gespeichert. Die Übermittlung erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO). GA4 speichert keine vollständigen IP-Adressen — die Kürzung erfolgt vor der Übertragung an Google.
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zudem können Sie die Erfassung durch Google Analytics dauerhaft verhindern, indem Sie das Browser-Add-on zur Deaktivierung herunterladen: tools.google.com/dlpage/gaoptout. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy
E-Mail-Versand
Der Versand von Rechnungen und Systembenachrichtigungen erfolgt über einen E-Mail-Dienstleister innerhalb der EU. Es werden dabei E-Mail-Adresse und Versandstatus gespeichert.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO) — Sie können Auskunft über die von uns gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO) — Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
- Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO) — Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Die Löschung Ihres Kontos erfolgt sofort und ist nicht umkehrbar. Bitte beachten Sie Abschnitt 8 (Kontolöschung), bevor Sie dieses Recht ausüben.
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Sie können Ihre Dokumente und Daten jederzeit manuell als PDF (bei elektronischen Rechnungen auch als XML) herunterladen.
- Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO) — Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Direktmarketingzwecken jederzeit widersprechen.
- Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@eindok.de. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb von einem Monat.
7. Speicherfristen
- Kontodaten: Werden unmittelbar und unwiderruflich gelöscht, sobald Sie Ihr Konto löschen (vgl. Abschnitt 8). Eine Wiederherstellung ist nicht möglich.
- Rechnungen und Geschäftsdokumente der Nutzer: Werden mit der Kontolöschung unwiderruflich gelöscht. EinDok bewahrt sie danach nicht auf. Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. §§ 147 AO, 14b UStG, 257 HGB) treffen den Nutzer selbst.
- Zugriffsprotokolle: Werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
- Support-Anfragen: Werden nach Abschluss für 3 Jahre aufbewahrt.
8. Kontolöschung
Im Einzelnen gilt:
- Sofortige Löschung: Alle in Ihrem Konto gespeicherten Daten werden im Moment der Kontoauflösung vollständig entfernt.
- PDF-Dokumente: Da PDF-Dateien bei EinDok nicht auf dem Server gespeichert werden, sondern bei Bedarf dynamisch aus den Rohdaten erzeugt werden, sind nach der Kontoauflösung auch keine PDF-Downloads mehr möglich.
- Keine Wiederherstellung: Gelöschte Konten und deren Daten können von EinDok nicht wiederhergestellt werden — auch nicht auf ausdrücklichen Wunsch.
- Aufbewahrungspflichten liegen beim Nutzer: Rechnungen und Belege, die unter steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten fallen (z. B. §§ 147 AO, 14b UStG, 257 HGB), müssen vom Nutzer selbst für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer aufbewahrt werden. EinDok speichert diese Unterlagen nach der Kontolöschung nicht weiter.
Empfehlung: Laden Sie vor der Löschung Ihres Kontos alle benötigten Dokumente manuell als PDF herunter. Nach der Löschung besteht keine Möglichkeit mehr, auf Ihre Daten zuzugreifen oder Dokumente zu exportieren.
Die Kontolöschung können Sie in den Kontoeinstellungen unter "Konto löschen" selbst durchführen. Bei Fragen wenden Sie sich an: info@eindok.de
10. KI-Assistent (Pro-Funktion)
Der KI-Assistent steht ausschließlich Pro-Nutzern zur Verfügung. Ihre Nachrichten an den Assistenten werden zur Verarbeitung an die Anthropic-API übermittelt. Es werden keine dauerhaften Nutzerprofile erstellt und die Daten werden nicht zur Modellverbesserung verwendet.
Der Chat-Verlauf wird ausschließlich lokal in Ihrem Browser (localStorage) gespeichert und nicht dauerhaft auf unseren Servern abgelegt. Bei Löschung Ihres Kontos oder Ihres Browser-Speichers ist der Verlauf ebenfalls unwiederbringlich verloren.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen des Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets auf dieser Seite abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail informieren.