XRechnung oder ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Was beide gemeinsam haben

XRechnung und ZUGFeRD basieren auf derselben europäischen Norm EN 16931. Beide enthalten die Rechnungsdaten in strukturierter Form, sodass Software sie automatisch einlesen kann. Beide gelten in Deutschland als zulässige E-Rechnung.

XRechnung: reine XML-Datei

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Maschinen gedacht, ohne Viewer lässt sie sich kaum lesen.

• Verbreitet bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, für die zusätzlich eigene Regeln gelten.
• Für Rechnungen an Behörden brauchen Sie meist eine Leitweg-ID des Empfängers.
• Kein Layout, keine Optik: Sie sehen nur die Daten.

ZUGFeRD: PDF mit eingebetteten Daten

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein lesbares PDF (PDF/A-3), in das die XML-Daten eingebettet sind. Menschen öffnen das PDF, die Software liest das XML.

• Geeignet, wenn Ihre Kunden die Rechnung auch am Bildschirm lesen oder ausdrucken wollen.
• Als E-Rechnung zulässig ab Version 2.0.1.
• Die Profile Minimum und Basic WL enthalten zu wenige Daten und genügen nicht.
• Bei Abweichungen zwischen PDF und XML gelten die XML-Daten.

Bei ZUGFeRD zählt der XML-Teil

Früher ging bei einer hybriden Rechnung im Zweifel der sichtbare PDF-Teil vor. Seit der Einführung der Pflicht ist es umgekehrt: Maßgebend sind die strukturierten Daten im XML. Weichen XML und PDF-Ansicht voneinander ab, gelten die Angaben aus dem XML.

Prüfen Sie deshalb nicht nur das PDF, das Sie sehen, sondern auch die eingebetteten Daten, etwa mit einem Viewer oder in Ihrer Rechnungssoftware. So schreibt es die Finanzverwaltung in ihren FAQ zur E-Rechnung (Stand Oktober 2026).

Die Unterschiede im Überblick

• Aufbau: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ein PDF mit XML.
• Lesbarkeit: ZUGFeRD ist direkt lesbar, XRechnung braucht einen Viewer.
• Rechtlich: Beide erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung.

Welches Format passt zu Ihnen?

• Sie rechnen an Behörden ab: Format vorab beim Auftraggeber erfragen.
• Sie rechnen an Unternehmen und Kunden ab, die das Dokument auch sehen möchten: ZUGFeRD.
• Sie wissen nicht, was Ihr Kunde braucht: Fragen Sie nach. Gute Rechnungssoftware kann beide Formate erzeugen.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei, ZUGFeRD ein PDF mit eingebetteten XML-Daten. Beide folgen der Norm EN 16931.

Welches Format gilt bei Rechnungen an Behörden?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten zusätzlich eigene Vorgaben, zum Beispiel die E-Rechnungsverordnung des Bundes. Welches Format dort verlangt wird, klären Sie vorab mit dem Auftraggeber. Meist wird eine Leitweg-ID benötigt.

Ist ZUGFeRD auch eine E-Rechnung?

Ja, ab Version 2.0.1, sofern ein ausreichendes Profil verwendet wird. Minimum und Basic WL genügen nicht.

Welches Format ist besser für kleine Unternehmen?

Für Rechnungen an andere Unternehmen ist ZUGFeRD oft praktischer, weil der Kunde das PDF direkt lesen kann. Bei Behörden klären Sie das Format vorab mit dem Auftraggeber.

Was gilt, wenn bei ZUGFeRD XML und PDF unterschiedliche Angaben enthalten?

Es gelten die Angaben im strukturierten XML-Teil. Der sichtbare PDF-Teil ist nur die Darstellung.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• BMF: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand Oktober 2026)
• Prüfkonfiguration für die XRechnung (KoSIT, GitHub)
• DATEV: ZUGFeRD als E-Rechnung