Wer muss ab 2027 elektronische Rechnungen ausstellen?

Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen folgen ab 1. Januar 2028.

Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber können.

Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nein. Eine PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie als sonstige Rechnung noch erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.

Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?

Seit 2025 genügt ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungsdateien annimmt. Zum Lesen und Prüfen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD anzeigt.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, im Originalformat und unveränderbar. Ein Ausdruck reicht nicht.

Droht ein Bußgeld, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist es nach dem aktuellen Wortlaut des § 26a UStG keine Ordnungswidrigkeit, wenn eine E-Rechnung entgegen der Pflicht nicht ausgestellt wird. Der Empfänger hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.

Brauche ich auch für Barkäufe über 250 Euro eine E-Rechnung?

Ja, wenn der Betrag über 250 Euro liegt und keine Übergangsregel genutzt wird. Das BMF nennt als Lösung, zunächst einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung auszustellen und später per E-Mail eine E-Rechnung nachzureichen, die den Beleg berichtigt.

E-Rechnung-Pflicht: Wer muss wann elektronisch abrechnen?

E-Rechnung

Von Redaktion EinDok · 5 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 3. November 2026

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird schrittweise zur Pflicht. Hier sehen Sie, wann die Fristen für Sie gelten, welche Ausnahmen es gibt und was eine E-Rechnung überhaupt ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Nach den FAQ des BMF liegt sie insbesondere dann vor, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD üblich.

Die Fristen im Überblick

Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Bis 31. Dezember 2026: Beim Ausstellen sind Papierrechnungen und andere elektronische Formate wie PDF weiterhin erlaubt. PDF-Rechnungen setzen die Zustimmung des Empfängers voraus.
Bis 31. Dezember 2027: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.

Für wen gilt die Pflicht?

Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen Unternehmen (B2B), wenn beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Empfangen müssen sie diese aber trotzdem können, wenn ein Geschäftspartner ihnen eine schickt.

Welche Formate sind zulässig?

XRechnung: reine XML-Datei, ohne lesbare Darstellung. Verbreitet bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
ZUGFeRD ab Version 2.0.1: PDF mit eingebetteten XML-Daten. Die Profile Minimum und Basic WL reichen nicht aus.

Aufbewahrung und Empfang

Eine E-Rechnung müssen Sie im Originalformat aufbewahren, also mit den strukturierten Daten. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ansicht genügt nicht. Die Frist beträgt acht Jahre, und die Rechnung muss unveränderbar und maschinell auswertbar archiviert werden.

Was Sie jetzt tun sollten

Prüfen, ob Sie unter die Pflicht fallen: B2B-Umsätze im Inland, kein Kleinunternehmer.
Ein E-Mail-Postfach einrichten, das E-Rechnungen entgegennimmt.
Eine Rechnungssoftware wählen, die XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Ein Archiv für die Originaldateien einrichten.
Ihren Steuerberater informieren, damit er die Daten weiterverarbeiten kann.

Häufige Fragen

Wer muss ab 2027 elektronische Rechnungen ausstellen?: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Alle anderen folgen ab 1. Januar 2028.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?: Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen aber können.
Reicht eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?: Nein. Eine PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung. Bis Ende 2026 ist sie als sonstige Rechnung noch erlaubt, sofern der Empfänger zustimmt.
Wie kann ich eine E-Rechnung empfangen?: Seit 2025 genügt ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungsdateien annimmt. Zum Lesen und Prüfen brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD anzeigt.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?: Acht Jahre, im Originalformat und unveränderbar. Ein Ausdruck reicht nicht.
Droht ein Bußgeld, wenn ich keine E-Rechnung ausstelle?: Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist es nach dem aktuellen Wortlaut des § 26a UStG keine Ordnungswidrigkeit, wenn eine E-Rechnung entgegen der Pflicht nicht ausgestellt wird. Der Empfänger hat aber einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine E-Rechnung.
Brauche ich auch für Barkäufe über 250 Euro eine E-Rechnung?: Ja, wenn der Betrag über 250 Euro liegt und keine Übergangsregel genutzt wird. Das BMF nennt als Lösung, zunächst einen Kassenbeleg als sonstige Rechnung auszustellen und später per E-Mail eine E-Rechnung nachzureichen, die den Beleg berichtigt.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand: 3. November 2026.

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