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E-Rechnung erstellen: So geht es in fünf Schritten

E-Rechnung

Von Redaktion EinDok · 4 Min. Lesezeit · Aktualisiert am 3. November 2026

Eine E-Rechnung zu erstellen ist weniger kompliziert, als es klingt, wenn Sie das richtige Werkzeug nutzen. Hier sehen Sie den Ablauf in fünf Schritten und die häufigsten Fehler.

Vorab prüfen

Klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt eine E-Rechnung ausstellen müssen. Die Fristen finden Sie im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht. Als Kleinunternehmer sind Sie von der Pflicht zum Ausstellen befreit.

Die fünf Schritte

  1. Empfänger und Format klären. Bei Behörden gelten eigene Vorgaben, meist mit Leitweg-ID. Unternehmen akzeptieren oft auch ZUGFeRD. Den Unterschied erklärt der Ratgeber zu XRechnung und ZUGFeRD.
  2. Eine passende Software wählen. Worauf es ankommt, steht in der Checkliste für E-Rechnung-Software.
  3. Die Rechnung mit allen Pflichtangaben anlegen.
  4. Die E-Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und die Datei prüfen.
  5. Versenden, zum Beispiel per E-Mail, und die Datei im Originalformat acht Jahre unveränderbar archivieren. Die Regeln dazu stehen im Ratgeber zu den GoBD.

Häufige Fehler

  • Ein PDF ohne strukturierte Daten wird als E-Rechnung verschickt.
  • Bei ZUGFeRD wird ein zu schwaches Profil gewählt. Minimum und Basic WL genügen nicht.
  • Bei Behörden fehlt die Leitweg-ID.
  • PDF und XML weichen voneinander ab. Bei ZUGFeRD gelten die XML-Daten.
  • Die Datei wird vor dem Versand nicht geprüft.

Häufige Fragen

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?
Mit einem Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der Behörden Rechnungen intern zuordnen. Sie erhalten sie vom Rechnungsempfänger und tragen sie in die Rechnung ein.
Kann ich eine E-Rechnung per E-Mail senden?
Ja. Die Rechnung wird zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht, zum Beispiel per E-Mail oder über ein Portal.
Welche Angaben braucht eine E-Rechnung?
Dieselben Pflichtangaben wie jede Rechnung nach § 14 UStG, nur in strukturierter Form.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen?
Nein. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Muss ich im B2B eine Leitweg-ID angeben?
Nein. Eine Leitweg-ID brauchen Sie nur für Rechnungen an Behörden. Verlangt ein Format im Feld BT-10 (Buyer reference) eine Angabe, genügt im B2B umsatzsteuerlich ein Platzhalter wie „-“.

Quellen

Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung. Alle Angaben ohne Gewähr, Stand: 3. November 2026.

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