GoBD-konforme Rechnungen: Das müssen Selbstständige beachten

Was sind die GoBD?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es ist ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums, das regelt, wie die Finanzverwaltung elektronische Buchführung beurteilt.

Sie gelten für alle Steuerpflichtigen, die Bücher oder Aufzeichnungen führen müssen, auch wenn Sie nur eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen.

Die wichtigsten Grundsätze

• Nachvollziehbarkeit: Ein sachkundiger Dritter muss Ihre Buchungen und Belege in angemessener Zeit nachprüfen können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle Geschäftsvorfälle werden erfasst, und zwar so, wie sie tatsächlich stattgefunden haben.
• Zeitgerechte Erfassung: Unbare Geschäftsvorfälle wie Rechnungen sollten Sie zeitnah erfassen. Eine Erfassung innerhalb von zehn Tagen gilt nach den GoBD als unbedenklich, eine starre gesetzliche Frist ist das aber nicht. Bargeschäfte erfassen Sie täglich.
• Ordnung: Belege müssen sich systematisch auffinden lassen.
• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht so geändert werden, dass sich Original und Änderung nicht mehr unterscheiden lassen.

Unveränderbarkeit bei Rechnungen

Ist eine Rechnung versendet, darf sie nicht mehr stillschweigend geändert werden. Korrekturen laufen über eine neue Rechnung oder eine Stornorechnung, die die alte ergänzt, statt sie zu überschreiben. Änderungen sollten protokolliert werden.

Verfahrensdokumentation

Die GoBD erwarten eine aussagekräftige und aktuelle Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Rechnungen in Ihrem Betrieb entstehen, versendet, gebucht und archiviert werden. Für kleine Betriebe darf sie knapp ausfallen.

Aufbewahrung und die Frage nach Excel

• Buchungsbelege und damit Rechnungen: acht Jahre.
• Bücher und Aufzeichnungen sowie Jahresabschlüsse: zehn Jahre.
• Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist.

Eine Excel- oder Word-Datei lässt sich jederzeit ändern, ohne dass das auffällt. Sie erfüllt die Unveränderbarkeit deshalb nur schwer, es sei denn, Sie sichern jede Version zusätzlich unveränderbar.

Häufige Fragen

Was bedeutet GoBD-konform?

Ihre Buchführung und Ihre Rechnungen erfüllen die Grundsätze der GoBD: nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar.

Müssen Kleinunternehmer GoBD-konforme Rechnungen schreiben?

Ja. Die GoBD gelten für alle, die Bücher oder Aufzeichnungen führen, auch für Kleinunternehmer und für Nutzer der Einnahmenüberschussrechnung.

Darf ich Rechnungen mit Excel erstellen?

Sie müssen sicherstellen, dass versendete Rechnungen unveränderbar archiviert werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen acht Jahre aufbewahrt werden. Bücher und Aufzeichnungen bewahren Sie zehn Jahre auf.

Brauche ich eine Verfahrensdokumentation?

Die GoBD erwarten sie. Bei kleinen Betrieben genügt eine knappe Beschreibung der Abläufe.

Muss ich E-Rechnungen in einem GoBD-konformen System speichern?

Für die Umsatzsteuer liegt nach den FAQ des BMF (Stand Oktober 2026) allein wegen einer Speicherung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor. Entscheidend ist, dass der strukturierte Teil unversehrt im ursprünglichen Format vorliegt. Für Ihre Buchführung gelten die GoBD weiterhin.

Quellen

• § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• BMF-Schreiben zu den GoBD vom 28. November 2019 (Kopie des Bayerischen Landesamts für Steuern)
• Änderung der GoBD, BMF-Schreiben vom 11. März 2024 (Kopie des Bayerischen Landesamts für Steuern)
• BMF: Fragen und Antworten zur verpflichtenden E-Rechnung (Stand Oktober 2026)