E-Rechnung mit Excel oder Word erstellen: Geht das?

Warum eine PDF-Rechnung keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine Excel-Tabelle, ein Word-Dokument oder ein PDF enthalten nur das Aussehen der Rechnung, keine strukturierten Daten. Sie gelten deshalb als „sonstige Rechnung“.

Auch wenn Sie Ihre Excel-Rechnung als PDF speichern, wird daraus keine E-Rechnung.

Wie lange sind PDF-Rechnungen noch erlaubt?

Die Übergangsfristen stehen im Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht. Kurz gesagt: Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papier- und PDF-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger bei PDF zustimmt. Bis Ende 2027 gilt das für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro. Danach müssen im B2B-Bereich alle E-Rechnungen ausstellen.

Die Wege zur E-Rechnung

• Rechnungssoftware, die XRechnung oder ZUGFeRD direkt erzeugt.
• Ein Werkzeug, das aus Ihren Rechnungsdaten eine E-Rechnung erstellt. Die Daten müssen vollständig und korrekt übernommen werden, und die Datei sollten Sie vor dem Versand prüfen.
• Ein Dienstleister oder Portal, das die Erstellung und den Versand übernimmt.

Excel und die GoBD

Unabhängig von der E-Rechnung ist Excel für Rechnungen heikel, weil sich Dateien unbemerkt ändern lassen. Die GoBD verlangen, dass versendete Rechnungen unveränderbar archiviert werden und Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Unsere Empfehlung

Wenn Sie derzeit mit Excel oder Word arbeiten, ist ein guter Zeitpunkt zum Umstieg vor 2027. Wählen Sie ein Programm, das E-Rechnungen erzeugt, versendete Rechnungen festschreibt und Ihnen den Export für den Steuerberater bietet.

Häufige Fragen

Kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

Nicht durch bloßes Speichern oder Umbenennen. Es braucht ein Programm, das aus den Rechnungsdaten die strukturierten Daten erzeugt, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Prüfen Sie die Datei anschließend.

Ist eine Excel-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine Excel- oder Word-Rechnung ist eine sonstige Rechnung ohne strukturierte Daten.

Bis wann darf ich noch PDF-Rechnungen verschicken?

Bis Ende 2026 alle Unternehmen, bis Ende 2027 Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Bei PDF muss der Empfänger zustimmen.

Muss ich als Kleinunternehmer von Excel wegkommen?

Eine E-Rechnung müssen Sie nicht ausstellen. Wegen der GoBD ist Excel für Rechnungen aber trotzdem nicht ideal.

Quellen

• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 27 UStG: Allgemeine Übergangsvorschriften (E-Rechnung, Abs. 38)